Votre entreprise s’agrandit ? Vous souhaitez déménager vos bureaux dans de nouveaux locaux afin d’accroître votre visibilité ? Entre les différentes démarches administratives à accomplir et la préparation du jour J, le transfert d’entreprise peut vite devenir un vrai casse-tête. Pour que celui-ci se déroule de manière efficace, retrouvez ici les différentes étapes à suivre ainsi que tous nos conseils pour un déménagement réussi.
Déménagement de bureau : les démarches prioritaires
Vous venez de trouver le local idéal pour le déménagement de votre entreprise ? La première étape est de s’occuper de la résiliation de votre actuel bail commercial. Sachez que vous pouvez résilier votre bail commercial tous les trois ans à compter de la date de signature, sans fournir de motif.
Veillez cependant à ce que votre contrat de bail ne prévoie aucune clause particulière dérogeant à cette règle. Si ce n’est pas le cas, il vous suffit alors d’adresser un courrier en recommandé avec accusé de réception au propriétaire du local. Dans le cas où votre bail a été prolongé par tacite reconduction, il vous faudra donner congé au propriétaire par acte d’huissier.
En règle générale, la durée de votre préavis avant le terme du bail est de six mois. Cela vous laisse ainsi le temps pour prévoir d’éventuels travaux de rénovation avant de quitter définitivement les lieux. Pensez également à faire assurer votre futur local au moment de la signature de votre nouveau bail.
Les formalités administratives à accomplir pour déménager son bureau
Le déménagement d’un bureau s’accompagne d’un nombre important de démarches administratives à accomplir. Pour vous aider dans cette tâche, voici une liste des formalités les plus courantes à réaliser :
- Effectuez votre changement d’adresse : Fournissez votre nouvelle adresse à l’ensemble des organismes (impôts, banques, assurances…) et de vos tiers (clients, fournisseurs…). Pour plus de tranquillité, n’hésitez pas à mettre en place un suivi de votre courrier auprès de La Poste (environ 35€ pour 6 mois) ;
- Résiliez ou transférez vos différents contrats d’abonnement : eau, électricité, gaz et Internet. Prévoyez d’effectuer ces démarches au moins deux semaines avant le jour J ;
- Résiliez votre contrat d’assurance pour votre local actuel au minimum deux semaines avant le déménagement de votre bureau ;
- Si besoin, transférez vos comptes bancaires professionnels dans une agence plus proche de vos nouveaux locaux ;
- N’oubliez pas d’inscrire votre nouvelle adresse sur l’ensemble de vos documents (devis, cartes de visite, factures, signatures de mail..).
Transfert d’entreprise : Bien s’organiser pour préparer son déménagement
Les différentes tâches à prévoir en amont
Pour que le déménagement de votre bureau s’effectue en toute tranquillité, le plus judicieux est de dresser un inventaire complet des équipements à déménager, à éliminer ou à commander pour vos nouveaux locaux. Prévoyez l’achat de cartons en quantité suffisante pour l’emballage des petits équipements ainsi que des papiers importants.
Si votre entreprise compte plusieurs salariés, nous vous conseillons de préparer des étiquettes au nom de chaque salarié afin de gagner en efficacité.
Jour J : Le transport de vos équipements et de votre mobilier de bureau
Pour faciliter le transport, commencez par démonter le mobilier lorsque cela est possible. Concernant la manutention des équipements particulièrement lourds et encombrants, il est indispensable de faire appel à des déménageurs professionnels, car leur manipulation peut s’avérer dangereuse en l’absence d’équipements adéquats.
Enfin, le matériel informatique doit être manipulé avec précaution : lorsque cela est possible, placez ces équipements dans leurs cartons d’origine pour plus de sécurité et n’hésitez pas à confier leur transfert à des déménageurs.
Faire appel à des déménageurs professionnels : Le choix de la sérénité
Confier votre déménagement d’entreprise à des professionnels du déménagement présente de nombreux avantages. Effectuer cette opération dans les meilleures conditions tout en profitant d’un service de qualité. En effet, les déménageurs professionnels sont mieux habilités à l’aspect logistique et disposent également de tout l’équipement nécessaire pour le transport de charges lourdes.
Les transporteurs professionnels peuvent également vous proposer plusieurs services supplémentaires afin de vous faciliter considérablement cette tâche :
- La désinstallation et la réinstallation de votre matériel informatique ;
- Le démontage et le remontage de votre mobilier de bureau ;
- Le nettoyage de vos anciens locaux ;
- Des solutions de stockage temporaires en cas de besoin.
Si vous souhaitez recourir aux services d’un déménageur professionnel, nous vous conseillons de comparer les différentes formules plusieurs mois à l’avance. Contactez différents prestataires afin qu’ils puissent se rendre dans vos locaux et établir un devis gratuit.