Un transfert d’entreprise est bien plus qu’un simple déménagement. Par la particularité des biens déménagés et leur volume, il surpasse en complexité celui d’un particulier. Surtout il impacte sur la productivité et implique donc une organisation rigoureuse pour surmonter ses contraintes.

Déménagement administratif d'entreprise

L’organisation d’un déménagement d’entreprise

La préparation du transfert administratif

Une fois le projet de déménagement acté, il faut lister les tâches à faire, dénombrer les biens à déménager, auditer les lieux d’arrivée et de départ. Il s’agit d’évaluer la charge de travail. Il convient aussi de commencer les démarches administratives comme, par exemple, résilier l’ancien bail.

Muni de ces informations, il est alors temps de faire appel à un professionnel en demandant des devis à diverses entreprises, non seulement pour trouver le meilleur mais aussi pour voir les solutions qu’ils proposent en fonction des prestations.

Ensuite, le déménageur choisi, s’il convient de rédiger un cahier des charges. Cette bible de votre transfert précisera les locaux concernés, le calendrier et les biens à déménager quantitativement et qualitativement.

Le chargement et le transfert industriel

Le jour du déménagement, les déménageurs commenceront d’abord par la protection du mobilier mais aussi des chemins de passage. Selon le contrat, ils procéderont à l’emballage du mobilier. Pour cela, ils disposent du savoir-faire et du matériel de déménagement approprié : monte meubles, diables, chariots et autres fournitures.

Le chargement des camions de déménagement doit se faire de manière rigoureuse afin de ne pas endommager les biens. Si déménager des cartons de classeurs est une tâche assez simple, charger une machine-outil diffère amplement. Les prestataires de transfert industriel comme NC-Déménagement disposent de professionnels spécialisés dans le transport de matériel lourd ou sensible et sont rompus au démontage et au remontage de mobiliers délicats.

Surtout, sur chaque bien déménagé, ils apposent un code de destination.

Le déchargement et la mise en route

Chacun de ces codes correspond à un emplacement des locaux d’arrivée figuré sur le plan de marquage et d’implantation. Ainsi, les biens sont rapidement positionnés et déballés aux bons endroits. Des spécialistes procèden à la mise en place, au branchement, à la reconnexion et aux tests de mise en service du matériel informatique.

Enfin, le déménagement terminé, il faut signer le bordereau de livraison des travaux. Il est conseillé d’y mettre quelques réserves qui simplifieront d’éventuels recours. Le déménageur a une obligation de résultat. Il est présumé responsable des biens endommagés sauf en cas de vice caché, force majeur ou faute du client.

Néanmoins, pour faire pleinement jouer sa responsabilité, il faut avoir au préalable rédigé une déclaration de valeur des biens déménagés.

Les contraintes d’un déménagement d’entreprise

L’écueil le plus notable d’un déménagement d’entreprise est la baisse de la productivité mais cette difficulté peut se compenser. Ainsi, le transfert des archives peut se faire en amont. Le matériel informatique devra à l’inverse se faire le plus rapidement possible et au dernier moment. Il est parfois judicieux d’opérer certains transferts de nuit ou le week-end. Le surcoût sera facilement absorbé par le maintien de la productivité.

Le changement d’adresse

Un déménagement administratif doit s’accompagner d’une série de transferts administratifs. Il faut signaler le changement d’adresse aux différents établissements publics et la communiquer aux clients pour le transfert du courrier. Ce déménagement administratif n’est pas compliqué mais implique une série de tâches à opérer rapidement et rigoureusement.

Conseils pour votre déménagement d’entreprise

Impliquer les salariés

Un déménagement est source de stress pour les salariés. Il convient de communiquer très tôt la décision et de l’expliquer. Les réunions entre le déménageur retenu et les services déménagés permettent de rassurer les employés en leur apportant des réponses concrètes.

Se saisir de la nouveauté

Un transfert industriel est aussi l’occasion d’un nouveau départ. C’est l’occasion de refaire le visuel de ses courriers à en-tête ou de ses cartes de visite avec la nouvelle adresse. De même, il peut être plus pertinent d’acquérir de nouveaux meubles plus appropriés aux nouveaux locaux, plutôt que de déplacer un mobilier vétuste impropre au transport.

Se fier à l’expertise du professionnel

Les déménageurs sont des professionnels nantis de plusieurs années d’expérience. A chacun des problèmes rencontrés, ils sauront apporter conseils et solutions concrètes. Il ne faut pas hésiter à se reposer sur eux pour tous les problèmes techniques.

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